美国公证人可办理的主要业务类型说明

美国公证人可提供的业务范围概述

美国公证制度由各州法律独立规范，主要依据各州《Notary Public Act》或州务卿（Secretary of State）发布的行政规则。实践中，美国公证人（Notary Public）可执行的业务具有明确且有限的法定权限，用于核实签署行为的真实性并减少欺诈风险。美国公证人在绝大多数州均隶属州务卿管理，其权限不包括提供法律咨询、解释文件内容或参与文件起草。

美国各类公证业务结构

以下业务分类基于多数州通行规定，取材自州务卿官方网站公开信息（如加州、纽约州、德州、佛罗里达州等 2026 年官网）以及《Uniform Law on Notarial Acts（ULONA）》行业通行标准。

1. 签字认证（Acknowledgment）

此类业务用于确认签署人已亲自出现在公证人面前，并声明文件上的签字为其本人自愿行为。
常见用途包括：
• 美国境内房地产契约、抵押文件
• 企业法人文件中的授权书、重大合同签署确认
• 需在跨境递交的公司注册材料（例如银行开户所需的授权书）

关键流程：

1. 文件无需在公证人面前签署，但签署人必须亲自出现。
2. 公证人核对政府签发的身份证件（护照、驾照等）。
3. 公证人记录签署人的声明并执行签字、盖章。

法律依据示例：
• 加州《Government Code §1185》要求公证人核验有效身份证并确认签署身份。
• ULONA（2021版）对签字认证的流程作出统一指导。

办理时长与费用：
• 大多数州每次公证的费用处于 5–15 美元区间，以各州官方最新规定为准。

2. 宣誓与确认（Oath 或 Affirmation）

适用于签署人在文件中提供陈述内容，并向公证人宣誓所述真实。
典型用途包括：
• 宣誓声明（Affidavit）
• 企业合规声明、财务真实性声明
• 跨境业务中的无犯罪声明、个人信用陈述

操作流程：

1. 公证人向签署人宣读誓词或确认词。
2. 签署人确认理解并承诺真实陈述。
3. 公证人签名并注明宣誓行为。

监管依据：
• ULONA 对宣誓流程要求明确。
• 多数州（如德州《Government Code §602》）规定宣誓必须由有权人员监督。

3. 宣誓书公证（Jurats）

此类公证结合了签字现场完成与宣誓两项要求，多用于需要确保内容真实性的声明文件。
常见场景：
• 企业内部审计声明
• 供应链贸易往来中的真实声明
• 专业人士出具的技术说明

与签字认证相比，Jurats 要求：
• 签署必须在公证人面前完成。
• 签署人必须宣誓内容真实。

监管依据：
• 加州《Government Code §8202》详细定义 Jurat 的适用场景与执行步骤。

4. 复印件核对（Copy Certification）

美国部分州允许公证人核对非官方文件的复印件，并确认复印件与原件一致。
适用于：
• 企业文件复印件（章程、合同、会议记录等）
• 护照或身份证复印件
• 营业执照复印件

需注意：
• 美国大多数州禁止公证人为出生证、结婚证、离婚判令等“官方签发文件”做复印件核对。
• 某些州（如纽约州）不允许公证人做任何形式的复印件认证，必须通过县书记官办公室办理。

5. 签名见证（Signature Witnessing）

与签字认证类似，但重点在于证明签字确实发生在公证人面前，通常适用于不需要确认签署人意愿的文件。
常见使用场景：
• 一般合同
• 授权书
• 内部声明

属于较为基础的服务类别，各州规定略有不同。

6. 无行为能力声明见证（Proof of Execution by Subscribing Witness）

适用于签署人无法亲自到场，由证人向公证人确认签署行为。许多州对此有限制或完全不允许。
监管依据示例：
• 加州《Government Code §1190》允许在严格条件下实施此类公证。

适用对象：
• 身体不便无法亲自出席的签署人
• 企业授权签字由代理人完成的情况（需符合州法规）

7. I-9 表格验证（部分州允许）

美国《移民与国籍法》（INA）要求雇主为新员工完成 I-9 身份与就业资格核验。
某些州允许公证人以授权代理人身份协助雇主完成员工 I-9 表格第 2 部分。
依据来源：
• 美国国土安全部（DHS）发布的《Form I-9 Instructions》（以最新版本为准）

需注意：
• 这是身份核验，而非公证行为，因此不能使用公章或公证文书格式。
• 公证人仅作为雇主代理人执行核验。

8. 远程在线公证（Remote Online Notarization，RON）

涉及使用视频会议及数字身份验证进行公证，成为跨境业务中使用频率较高的公证方式。
截至 2026 年，超过 40 个州已立法允许 RON，依据各州的《Remote Online Notarization Act》实施。

应用场景：
• 企业跨境签署合同
• 国际银行开户资料公证
• 股东授权书
• 海外投资备案材料

典型流程：

1. 在线平台进行身份验证（包括动态知识验证 KBA、信用数据库验证、生物识别验证等）。
2. 签署人通过视频会议确认签署行为。
3. 公证人在电子文档上使用数字证书签名。
4. 平台保存公证记录（多数州要求至少 5 年以上）。

官方来源示例：
• 美国全国州务卿协会（NASS）发布的 RON 实施指南
• 各州州务卿的在线公证技术指导文件

9. 企业及跨境业务常用的其他公证行为

美国企业或跨境业务经常涉及的文件类型包括：
• 公司注册文件：公司章程、董事会决议、良好信誉证明复印件等
• 银行开户文件：授权书、签字卡
• 税务文件：IRS 表格 SS-4 授权、W-8 系列文件签署见证
• 海外注册与许可申请文件：跨境投资所需的身份文件、授权文件

需注意：美国公证人不对文件内容提供解释，不确认内容真伪，仅确认签署人的身份或签署动作。

10. 美国公证的法定限制

多数州对公证人执业限制十分严格，主要包括：
• 不得担任文件签署人或利益相关者
• 不得提供法律咨询（非律师）
• 不得执行涉及移民律师业务
• 不得出具与文件内容真实性有关的法律意见
• 不得超出州法授权范围进行跨州公证（除 RON 另有规定）

官方参考来源：
• 各州《Notary Handbook》
• 州务卿监管规章（如加州《Notary Public Handbook》）

11. 美国公证的国际使用：公证、公证+认证、公证+加签

美国公证属于国内行为，为在其他国家使用通常需增加认证步骤。
实践中常见结构如下：

结构A：公证（Notarization）
• 用于美国境内法律效力
• 无国际效力

结构B：公证 + 州务卿认证（Apostille/Authentication by Secretary of State）
• 用于《海牙认证公约》成员国
• 依据《Hague Apostille Convention》（1961）

结构C：公证 + 州务卿认证 + 美国国务院认证 + 目的国领事馆认证
• 目的国未加入海牙公约时采用
• 依据美国国务院《Bureau of Consular Affairs》官方流程

适用于企业跨境操作，例如：
• 在开曼、香港、新加坡提交的美国文件
• 国际银行开户
• 海外投资备案

12. 美国公证与律师公证、法院公证的差异

为了便于企业及跨境从业者选择适当形式，以下总结常见类型差异：

• 公证人公证
– 主要验证签名与身份
– 权限有限
– 多用于一般商业文件

• 律师公证（Attorney Notarization，与部分州制度有关）
– 律师作为公证人时受律师职业规则约束
– 可提供有限度的法律解释（视州法而定）

• 法院或政府官员公证
– 多用于官方纪录或证据文件
– 稀见但在司法程序中必要

13. 企业与跨境业务的实务要点

实践中出现频率较高的合规要点包括：
• 身份证件必须是政府签发且在有效期内
• 非英文文件通常需具备准确翻译
• 不得通过远程方式替换必须“亲自到场”要求的项目（除 RON 明确允许）
• 多州对未成年人签署文件有限制
• 某些国际银行仅接受传统纸质公证，而不接受 RON

14. 办理美国公证的通用步骤

步骤的适用性依据各州公证法及州务卿官网标准流程。

1. 准备原始文件与有效身份证件
2. 与公证人确认所需的公证类型
3. 签署或宣誓（如适用）
4. 公证人完成记录、签字与盖章
5. 根据用途进一步办理 Apostille 或领事认证

若涉及跨境用途，通常需提前确认目的国是否加入《海牙公约》以及相关要求。